Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren påverkas av pandemin

Som nationellt programkontor för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren är vi väl medvetna om hur svår och oviss denna situation är för er som bedriver internationella utbyten och samarbeten.

MUCF bevakar noga konsekvenserna av coronavirusets (Covid-19) utveckling och de rekommendationer som Folkhälsomyndigheten, Utrikesdepartementet och EU:s smittskyddsmyndighet (ECDC) ger. Vi uppmanar alla organisationer som genomför eller planerar att genomföra internationella projekt under 2021 att göra detsamma.

Inom ramen för vårt uppdrag arbetar MUCF för att vara ett så tydligt och bra stöd till organisationer som möjligt. Alla som driver projekt som berörs och har frågor är alltid välkomna att kontakta oss på telefon eller via e-post. MUCF för även en dialog med EU-kommissionen och andra nationella programkontor för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren om konsekvenser av coronavirusets utveckling och hantering av dessa.

Råd till organisationer som planerar eller genomför projekt

De flesta projekt som har beviljats EU-medel från MUCF innefattar internationella mobiliteter.

Samtliga länder i Europa berörs av Coronapandemin, men hanteringen ser olika ut från land till land. Det är därför mycket viktigt att alla organisationer som driver internationella projekt har nära kontakt med sina partnerorganisationer samt bevakar utvecklingen i de länder som de samarbetar med, har för avsikt att besöka eller passera igenom.

Varje enskilt projekt måste hanteras separat utifrån de omständigheter som föreligger i det projektet. I första hand rekommenderar MUCF att alla bokningar av till exempel flygbiljetter och hotell görs som avbokningsbara. Organisationer kan också överväga att flytta möten eller genomföra dem digitalt, senarelägga resor och omfördela uppgifter inom projektet.

Force majeure

I de fall där ett projekt har haft utgifter, till exempel för biljetter, och sedan inte har kunnat genomföra projektet kan i vissa fall force majeure åberopas. Force majeure är en juridisk term som innebär att det finns omständigheter som kan frigöra en avtalspart från ett avtal. Coronavirusets utveckling kan vara en sådan omständighet. Det är dock viktigt att kontakta den myndighet som har beviljat projektmedlen för mobiliteten innan detta tas för givet (i Sverige är detta MUCF). I första hand ska alla biljetter som bokas vara avbokningsbara. För att kunna åberopa force majeure ska det kunna uppvisas att det inte funnits möjlighet till ersättning på något annat sätt, t.ex. genom återbetalning eller via försäkring.

Flytta eller utöka projektmedel

Det finns också utökade möjligheter att inom ramen för de beviljade projektmedlen flytta medel mellan de olika budgetposterna. I vissa undantagsfall kan också projektmedlen utökas för att täcka kostnader som uppstått under coronapandemin, men i första hand ska de beviljade medlen täcka kostnader som uppstått under projekttiden.

Digitala projekt

Många organisationer har i nuläget svårt att genomföra fysiska mobiliteter och EU-kommissionen har därför gett ut riktlinjer gällande digitala mobiliteter. Men eftersom fysiska mobiliteter är en primär del av programmet rekommenderar MUCF att organisationer i första hand planerar för fysiska mobiliteter eller en kombination av digitala och fysiska mobiliteter. Om mobiliteten genomförs digitalt så kommer budgeten för aktiviteten sänkas. Det inte är möjligt att ansöka om att genomföra delar av ett projekt digitalt utan det måste planeras för att mobiliteterna genomförs fysiskt. Om ni funderar på att genomföra er mobilitet digitalt, kontakta MUCF för mer information. Om ni som organisation bestämmer er för att ersätta en fysisk mobilitet med en digital sådan bör ni vara medvetna om:

• Digitala aktiviteter ska inte hålla lägre kvalitet än fysiska mobiliteter. Det är viktigt att deltagarnas lärandebehov säkerställs.
• Kombinationen av digitala och fysiska mobiliteter måste uppfylla kraven på mini- och maxlängd vad gäller längden för mobiliteter. Dessa framgår av programguiden. Om dessa tidsramar inte går att följa kan ni åberopa force majeure och MUCF gör sedan en bedömning om vi kan godkänna detta.
• För digitala aktiviteter kommer det göras avdrag på organisationsstödet, resekostnader och eventuellt andra belopp. 
• Deltagande i digitala aktiviteter behöver styrkas genom dokumentation i form av till exempel inspelning, skärmdumpar där det framgår vilka som är deltagare (efter deras godkännande) eller annat som ni anser styrker en individs deltagande i aktiviteten.

Tillägg i avtal

Alla projekt som är pågående eller som beviljas under 2020 kommer att få ett speciellt tillägg till sitt avtal, i vilket det framgår vilka speciella budgetregler som gäller för projekt som påverkas av Coronapandemin. För de projekt som beviljades under ansökningsrunda 2och 3 2020 fanns detta tillägg med som bilaga till avtalet. För övriga pågående projekt skickades tillägg till avtalen ut under sommaren 2020.

Håll dig uppdaterad

Flera länder i Europa har infört speciella bestämmelser för inresor i landet eller karantän. MUCF rekommenderar därför att organisationer kontrollerar informationen som finns via Sveriges ambassad i det aktuella landet.

Sweden Abroads webbplats

EU-kommissionen har också tagit fram ett verktyg är de har samlat information om EU-ländernas regler för bland annat inresor och karantänsbestämmelser

Re-open EU

MUCF ger inga reserekommendationer, utan beslut om resor är respektive organisation ansvarig för. Utrikesdepartementet har under en längre tid avrått från alla icke-nödvändiga resor, men har nu öppnat upp för resor till vissa länder. MUCF rekommenderar att alla organisationer följer Utrikesdepartementets reserekommendationer.

Råd till organisationer som ska slutrapportera projekt 

När projekt som har ägt rum under pandemin ska slutrapporteras är det oerhört viktigt att ni har tillämpat de råd som vi ger i planerings- respektive genomförandefasen av ett projekt. Här följer ytterligare några råd. 

Inställt projekt

• Om ni har insett att ni inte kan genomföra ert projekt och väljer att ställa in det vill vi att ni redovisar projektet så snart som möjligt. Detta görs genom att ni skickar in en slutrapport där ni begär att projektet avslutas och inte ska ha något bidrag (termination no grant). MUCF skickar då en faktura på det redan utbetalade bidraget.

Digitalt projekt

• I slutrapporten ska ni kunna visa att aktiviteten faktiskt har ägt rum. Det kan bland annat göras genom att bifoga foton från digitala möten, inspelningar, skärmdumpar från chattar och inkludera förberedelsematerial eller presentationer som har visats under ert digitala projekt. Vi vill även att ni redovisar vilka som deltog i verksamheten, till exempel genom foton från möten.  Tänk på att ni måste ha godkännande från deltagare att detta kommer användas i MUCF:s arbete och därmed bli en allmän handling.
• Att registrera datum i Mobility Tool+ för en online-aktivitet kan också vara svårt. Exempel: Om ni genomfört tre aktiviteter under en vecka så anger ni start- och slutdatum – därefter vilka datum som ska hoppas över (så kallade interruptive days/non-funded days). 

Ansökan om force majeure

• Om ni har blivit tvungna att ställa in fysiska aktiviteter och har haft kostnader i samband med detta som inte har kunnat återbetalas så kan ni i vissa fall få ersättning för detta genom att åberopa force majeure.
• Ansökan om force majeure görs i samband med slutrapportering av projektet. Kom ihåg att klicka i rutan med force majeure och rutan med Covid-19 i Mobility Tool+ när ni slutrapporterar. 
• Ni behöver kunna uppvisa kommunikation med resebyrån, flygbolaget och/eller försäkringsbolaget som visar att ni inte har kunnat få ersättning för de inställda flygresorna. Alla biljetter som ni söker stöd för behöver ni skicka in underlag för.

Vanliga frågor och svar

Ta del av våra svar på vanliga frågor som vi får från verksamheter som planerar eller genomför internationella projekt. Vi ser över och uppdaterar sidan kontinuerligt.

Frågor och svar om internationella projekt med anledning av coronaviruset

Inställda och uppskjutna internationella utbildningar

Under början av 2021 kommer inga planerade internationella utbildningar, via det europeiska resurscentrumet SALTO-Youth, att genomföras i fysisk form. Vissa ställs om och blir digitala, andra ställs in eller skjuts på till framtiden. Har du ansökt om plats och blivit antagen till en utbildning kommer du att hållas informerad om utbildningens status. Under 2021 finns vissa planer för att öppna upp för fysiska utbildningsträffar igen, MUCF har dock beslutat att i nuläget inte skicka iväg några deltagare på dessa utbildningar under första halvan av 2021. Beroende på hur situationen utvecklas under året kan detta beslut ändras eller förlängas.

Stöd och konsultation av MUCF

Vid frågor eller behov av stöd i hur enskilda projekt inom Erasmus+ eller Europeiska solidaritetskåren kan hanteras, välkommen att kontakta MUCF på 010-160 10 00 eller via e-post erasmusplus@mucf.se eller esc@mucf.se.