Vanliga frågor och svar Erasmus+

Ansökan

1. När är sista dag för att lämna in ansökan inom Erasmus+? 

Aktuella ansökningstider finns på sidorna för respektive programområde. Börja på den här sidan och klicka er vidare i programsidorna i vänstermarginalen.

2. Vem kan söka Erasmus+ Ungdom? 

Organisationer i alla sektorer som aktivt använder icke formellt lärande när det kommer till att engagera, utbilda och aktivera ungdomar samt ledare som arbetar med ungdomar kan ansöka om finansiering. Som en allmän regel är det inte möjligt att ansöka om finansiering som individ. Individer som vill engagera sig i programmet bör tala med sin organisation, kommun, fritidsgård etc. 

Det finns möjligheter för så kallade informella grupper av unga att ansöka om en del ungdomsprojekt under Ungdomsmobilitet. Läs mer på respektive projektform.

För detaljerad information om vem som är berättigad att ansöka om finansiering genom Erasmus+, läs programhandledningen för Erasmus+.

3. Vem kan söka Erasmus+ Idrott?

Inom Erasmus+ Idrott handlägger MUCF mobilitetsprojekt för personal inom idrottssektorn. Bidraget är tänkt för offentliga eller privata organisationer som är verksamma inom idrott och fysisk aktivitet och som organiserar idrott och fysisk verksamhet inom breddidrotten (till exempel ideella organisationer, lokala offentliga myndigheter, idrottsklubbar).

Bidraget kan även sökas av en idrottsorganisation som inte är aktiv inom breddidrotten om personalens deltagande gynnar breddidrotten (till exempel en internationell organisation).

För detaljerad information om vem som är berättigad att ansöka om finansiering genom Erasmus+, läs programhandledningen för Erasmus+.

4. Vilka länder kan delta i ett Erasmus+ projekt? 

Programländer: EU:s 27 medlemsländer, Norge, Lichtenstein, Island, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien. Partnerländer i grannskapet: östra Europa, södra Medelhavsområdet, västra Balkan.

5. Hur hittar jag en partnerorganisation? 

Ni kan söka efter partnerorganisationer via databasen Otlas.

Otlas - The Partner-Finding Tool

6. Är det möjligt att byta partnerorganisation? 

Ja, det är det - inom Erasmus+ Ungdom. När ni har hittat en ny partnerorganisation måste ni sända över information om den nya organisationen, likt den information ni sände in till oss om de andra organisationerna när ni ansökte om projektet. Ni måste också sända in ett nytt ”partner mandate” till oss. När det är gjort gör vi en bedömning av den nya partnerorganisationen. Ni måste invänta vårt godkännande innan ni kan börja boka biljetter och dylikt för den nya organisationen. Om vi godkänner bytet kommer vi sända ut ett tilläggsavtal till er.

Notera att denna fråga är inte relevant för Erasmus+ Idrott, då dessa ansökare inte behöver ha en partner vid ansökningstillfället och inte heller behöver ha skrivit ett "partner mandate" vid slutrapporten. 

7. Vad innebär det "att vara bosatt i Sverige"?

För att vara en giltig svensk deltagare i ett ungdomsutbyte krävs det enligt programguiden för Erasmus+ att man är bosatt i Sverige. MUCF:s definition av ”bosättning i Sverige” är att en person är folkbokförd i Sverige eller att en person under längre period (som regel minst sex månader) och under stadigvarande förhållande lagligen bor i Sverige. Definitionen baseras på förtydliganden från EU-kommissionen och går även i linje med Skatteverkets definition på vad det innebär att vara bosatt i Sverige. MUCF kontrollerar på slutrapportsnivå huruvida rapporterade svenska deltagare i Erasmus+ projekt är folkbokförda i Sverige.

8. Hur ansöker vi om inkluderingsstöd för deltagare med begränsade möjligheter?

Om ni har deltagare som på olika sätt har begränsade möjligheter att delta i programmen kan ni ansöka om inkluderingsstöd. Inkluderingsstödet är uppdelat i två delar: 

• Inkluderingsstödet för organisationer är ett schablonbelopp på 100 euro per deltagare med begränsade möjligheter som deltar i utbytet. I ansökan fyller ni i hur många deltagare med begränsade möjligheter som ni beräknar kommer delta i utbytet och så ska inkluderingsstödet för organisationen räknas ut automatiskt.
• Inkluderingsstödet för deltagare är bidrag för ytterligare kostnader som är direkt kopplade till deltagare med begränsade möjligheter och deras särskilda behov. I ansökningsformuläret får ni fylla i vilka ytterligare kostnader ni beräknar att ni kommer ha kopplat till deltagare med begränsade möjligheteter. Om ni inte beräknar att ni kommer ha några ytterligare kostnader behöver ni inte fylla i något där. 

Vid slutrapporteringen ska ni lämna in ett intyg där ni rapporterar in vilka deltagare som omfattas av inkluderingsstödet samt en kort motivering till hur bidraget har använts. När det gäller inkluderingsstödet för individer behöver ni lämna in kvittokopior för kostnaderna. Läs mer om vad som avses med begränsade möjligheter i stycket om inkludering och mångfald i programhandledningen.  

Det finns en webbplats som stöder organisationer som genomför projekt med fokus på inkludering och mångfald. Här hittar ni tips och råd (på engelska): Salto Inclusion Education

Förändringar i projekt

Förändringar kan ske i alla typer av projekt och saker som är planerade kan falla samman. Det viktigaste ni som är ansvariga för ett projekt ska ta med er är att alltid kommunicera med MUCF om det uppstår förändringar, stora som små.  

9. Vad gör vi om en deltagare får förhinder/måste göra avbrott i mobilitetsperioden eller om en aktivitet måste förkortas/ställas in på grund av omständigheter som ligger utanför vår kontroll? 

Om en deltagare får förhinder på grund av plötslig sjukdom eller om en aktivitet måste ställas in eller blir förkortad på grund av omständigheter som ligger utanför er kontroll kan detta betraktas som Force Majeure. Om det är att betrakta som Force Majeure kan uppkomna kostnader för mobiliteten/aktiviteter anses bidragsberättigade trots att de inte genomförts som planerat. Projektägaren ska i samband med att den aktuella situationen uppstått omgående kontakta MUCF för att ta reda på om en ansökan om Force Majeure är aktuell eller inte. Om det bedöms vara aktuellt kommer ni få ett formulär som ni ska fylla i och skicka in till oss för att ansöka om att åberopa Force Majeure.

10. Är det möjligt att flytta kostnader mellan resekostnader och organisationsstöd inom en aktivitet? 

Budgeten bygger på schablonbelopp per deltagare/dag, och resor gäller de faktiska resorna. Bidraget från oss utgår från antalet deltagare/dagar/avstånd för resor etc. Budgeten kan användas för att genomföra projektet på bästa sätt. Kommer det färre antal deltagare eller någon stannar kortare än planerat så får ni mindre organisationsstöd i motsvarande grad. Det betyder också att det är upp till er hur budgeten som genereras av schablonbeloppen ska användas inom projektet för att genomföra aktiviteterna på bästa sätt.

11. Är det möjligt att flytta budget mellan aktiviteter under projektet? Till exempel, om man ser att en aktivitet blir billigare eller dyrare på grund av exempelvis dyrare tågbiljetter/hotellkostnader vid ett specifikt datum? 

Budgeten bygger på schablonbelopp per deltagare/dag, och resor gäller de faktiska resorna. Bidraget från oss utgår från antalet deltagare/dagar/avstånd för resor etc. Budgeten kan användas för att genomföra projektet på bästa sätt. Kommer det färre antal deltagare eller någon stannar kortare än planerat så får ni mindre organisationsstöd i motsvarande grad. Det betyder också att det är upp till er hur budgeten som genereras av schablonbeloppen ska användas inom projektet för att genomföra aktiviteterna på bästa sätt.

12. Är det möjligt att byta ort för aktivitet? 

Ja, det är det. Kommunicera alla förändringar med MUCF så att vi kan registrera detta i ert ärende och se till att det inte blir problem för er inför slutrapporteringen. De som handlägger slutrapporterna kommer sedan att reglera er sista utbetalning utefter det. Observera att ni ej kan få mer pengar är vad ni från början blivit beviljade, summan kan endast regleras nedåt.

13. Är det möjligt att byta datum för aktivitet? 

Ja, det är det. Kommunicera alla förändringar med MUCF så att vi kan registrera detta i ert ärende och se till att det inte blir problem för er inför slutrapporteringen. Det är inga problem att flytta tiden för er aktivitet, så länge de nya datumen ligger inom ramen för den beviljade projektperioden. Det är även möjligt att flytta aktiviteten utanför projektperioden, men då behövs ett tilläggsavtal.

14. Är det möjligt för en deltagare att resa till/från ett annat land än sitt hemland? 

Bidrag för resor beräknas på avstånd (var deltagare bor och dit den ska), hur personen tar sig dit spelar för vår del ingen roll. Det ni beviljas är ett schablonbelopp beräknat på avstånd mellan bostadsort och platsen för projektaktiviteten. Observera att det inte är möjligt att registrera två olika resvägar i ansökan eller i våra system. Syftet med resebidraget är att en deltagare ska få ekonomiskt stöd för resa till och från ett utbyte, inte för att kunna resa på en privat semester efter avslutat projekt.

15. Är det tillåtet att ersätta deltagare från ett land med deltagare från andra länder? 

Ja, inom Erasmus+ Ungdom är det tillåtet att ändra antalet deltagare per nationell grupp så länge det totala antalet deltagare inte överskrider vad som beviljades projektet på ansökningsnivå. 

Observera att det finns särskilda minimikrav på gruppsammansättningen för ungdomsutbyten. Varje grupp måste ha minst fyra deltagare, detta utöver gruppledare, handledare och medföljande personer. Minst 16 och högst 60 deltagare (ej medräknat gruppledare) måste delta per aktivitet. Eller minst 10 och högst 60 om det endast är deltagare med begränsade möjligheter. Varje nationell grupp ha minst en medföljande gruppledare. 

Notera att denna fråga är inte relevant på samma sätt för Erasmus+ Idrott eftersom ansökarna inom den programdelen enbart har en svensk grupp. För idrottsprojekt får enbart 10 delta i hela projektet - samtliga ska vara från Sverige och organisationen som sökt.

 Slutrapportering/Beneficiary Module

16. Jag förstår inte hur jag lägger in särskilda kostnader i slutredovisningen? 

Alla särskilda kostnader ska läggas in i respektive mobilitet på respektive person (t.ex. för visumkostnader eller särskild hjälp/stöd till en viss individ). Om det inte finns någon given person som är kopplad till särskilda kostnader så får ni lägga alla kostnader på en lämplig person någonstans i projektet som finns i mobiliteten. Glöm inte att lägga bifoga kvittona för era utgifter i samband med att ni skickar in slutrapporten. MUCF kommer bara ta hänsyn och bevilja de kostnader som är redovisade med kvitton. 

Generellt

17. Hur ger jag MUCF feedback om ett projekt som jag har deltagit i?

Du är välkommen att kontakta oss. Du når oss enklast via mail, erasmusplus@mucf.se. 

18. Jag är missnöjd med ett beslut som ni har fattat i mitt ärende. Hur går jag vidare med detta?

Du kan begära att vi omprövar ett administrativt beslut om du bedömer att det påverkar er organisation negativt, till exempel sänkt budget, krav på återbetalning, ej godkända aktiviteter/deltagare eller andra justeringar vi gjort i en ansökan eller slutrapport. Den kvalitativa bedömningen av en projektansökan kan ej omprövas, det vill säga den poäng som en ansökan fått och hur den har bedömts gentemot andra ansökningar.

Om du har fått avslag på din ansökan och har frågor är du välkommen att kontakta oss via mail. Begäran om omprövning skickas via mail till registrator@mucf.se. Skicka även en kopia till erasmusplus@mucf.se.

Begäran ska innehålla uppgifter om vilket program det berörda projektet gäller, projektkod och projekttitel. Redogör även för vilket beslut du vill ha ändrat samt motivera varför och på vilket sätt du vill att det ska ändras.

Eventuella bilagor som styrker de uppgifter du lämnar ska bifogas. Din begäran måste komma in inom den angivna tidsfristen, tidsfristen framgår vanligtvis av beslutet. I regel är det tre veckor från det att ni tagit del av beslutet. För formellt avslag av en ansökan ska begäran om omprövning inkomma inom sju dagar.