Erasmus+
Europeiska Solidaritetskåren

Bedömning av ansökningar

MUCF följer bedömningskriterierna som finns i programhandledningarna. Läs igenom de delar som gäller typen av projekt som ni söker, fundera på hur ert projekt möter kriterierna och förklara kopplingen tydligt i er ansökan.

Gemensamma prioriteringar

Utöver de detaljerade kriterierna för varje bidrag så omfattas båda ungdomsprogrammen av fyra gemensamma prioriteringar som ska säkerställa att alla projekt som får bidrag ger samma förutsättningar åt alla deltagare.

Dessa grundläggande prioriteringar är baserade på övergripande EU-strategier och beskrivs också i detalj i programhandledningarna. I korthet:

Bedömningsprocessen

Europeiska kommissionen är ytterst ansvarig för genomförandet av programmen och det är EU-kommissionen som bestämmer reglerna för programmen och kriterierna för projektformerna. MUCF:s roll som programkontor är att genomföra EU-programmen enligt EU-kommissionens bestämmelser. 

Enligt programbestämmelserna får endast administrativa misstag korrigeras efter sista ansökningsdag. Det är därför viktigt att ansökan som lämnas in till MUCF är korrekt och komplett. MUCF kan i vissa fall efterfråga kompletteringar som rör administrativa fel eller oklarheter men myndigheten ställer inte kompletterande frågor gällande innehållet i ansökan. 

Bedömningsprocessen består av olika moment som beskrivs nedan. Om det finns grund för avslag i ett av momenten så kommer övriga moment inte bedömas. 

Formella kriterier

Alla ansökningar genomgår en formell kontroll för att säkerställa att ansökan och projektet är giltiga. Kontroll görs bland annat av organisationsform, partnerskap och att minimikrav på deltagare, dagar och datum uppfylls.

MUCF kontrollerar även att signaturer på hedersförsäkran (Declaration on Honour) och i anslutningsformulär (Accession Forms) är korrekta. MUCF accepterar endast signaturer som är underskrivna för hand eller med en kvalificerad e-signatur. MUCF godkänner inte  inklistrade bilder på signaturer eller andra elektroniska signaturer som inte kan verifieras. 

Om en ansökan inte fullt ut uppfyller de formella kraven kan den komma att avslås på formella grunder utan att en ytterligare bedömning görs. 

Ansökningar från organisationer som inte har en certifierad OID när beslut om bidrag fattas kommer att avslås på formella grunder.

Efterföljande av programregler

MUCF kontrollerar även att programregler gällande dubbelfinansiering, författarskap och antal ansökningar har följts.

Ett projekt kan endast beviljas bidrag från budgeten en gång. Under inga omständigheter ska samma kostnader finansieras två gånger av unionens budget. Ni kan alltså inte beviljas bidrag för ett projekt som redan har beviljats bidrag tidigare.

Samma ansökan kan inte heller lämnas in mer än en gång till ett programkontor. Ifall identiska ansökningar lämnas in till samma eller olika programkontor kommer alla ansökningar att avslås. Om nästan identiska eller liknande ansökningar lämnas in av samma eller olika sökande till samma eller olika programkontor, så kommer alla ansökningar att bli föremål för en särskild bedömning och alla kan komma att avslås.

Ifall ni har fått avslag på en ansökan har ni dock möjlighet att lämna in en ny ansökan för projektet i framtida ansökningsomgångar. Det är i så fall viktigt att ni beaktar och uppdaterar er ansökan efter den feedback ni fick på er förra ansökan.

Alla ansökningar måste innehålla originalinnehåll författat av den sökande eller de organisationer som gemensamt ansöker om bidrag. Ingen annan organisation eller externa personer kan få betalt eller på annat sätt kompenseras för att utforma ansökan.

Om ni överväger användningen av AI-verktyg vid förberedelsen av ansökan behöver ni vara medvetna om potentialen av plagiat och göra försiktiga överväganden för att säkerställa att ansökan överensstämmer med immateriella rättigheter och föreskrifter om originalinnehåll. Även om AI kan vara ett bra verktyg för att bearbeta texter kan AI inte etablera samarbeten eller ersätta planeringen av projektet inom organisationen och mellan partners. 

Kvalitativ bedömning

Den kvalitativa bedömningen görs på befintligt underlag, det vill säga utifrån uppgifterna som finns i ansökan. Bedömningskriterierna finns i programhandledningen del B, under avsnittet för den typ av projekt ni ansöker om. 

För att en ansökan ska kunna beviljas krävs att den får minst 60 poäng totalt samt minst 50% av varje delkriteriums maxpoäng. För ansökningar om Samarbetspartnerskap och Ackreditering krävs att den får minst 70 poäng totalt samt minst 50% av varje delkriteriums maxpoäng. 

En ansökan som inte når upp till 50% av ett delkriteriums maxpoäng kommer att avslås på denna grund då förutsättningar för att bevilja ansökan inte finns. Övriga delkriterium kommer därmed inte bedömas.  

För Erasmus+ Mobilitet : I fall då två eller fler ansökningar får samma totalpoäng ges prioritering till ansökan med högst poäng på relevans, sedan kvalitet i projektdesign och kvalitet i projektledning.

För Erasmus+ Partnerskap för samarbete: I fall då två eller fler ansökningar får samma totalpoäng ges prioritering till ansökan med högst poäng på relevans och sedan genomslag.

 

För Solidaritetsprojekt inom Europeiska solidaritetskåren: Om två projekt får samma totalpoäng ges prioritering till det projekt som har fått högst poäng för ”relevans, syfte och effekt”, därefter ”projektledningens kvalitet” och i sista hand ”projektutformningens kvalitet.

 

Handledning för experter

 

EU-kommissionen publicerar handledningar för experter som arbetar med kvalitetsbedömning av ansökningar som inkommit till EU-programmen. Dessa går att ladda ner här (på engelska):

 

Bedömning av kapacitet

För att beviljas bidrag måste ansökaren ha tillräcklig operativ och finansiell kapacitet för att bedriva projektet. I den försäkran på heder och samvete (declaration on honour) som lämnas in i samband med ansökan försäkrar ansökaren att den uppfyller dessa krav. 

Försiktighetsprincip råder vid användande av allmänna medel. MUCF kan under handläggningen komma att begära in ytterligare underlag för att bedöma en ansökares operationella och/eller finansiella kapacitet. 

 

Financiell kapacitet

 

Om en organisation söker medel inom ett projekt för mer än 60 000 euro behöver vi få in den senast avslutade och fastställda årsredovisningen/årsbokslutet/balans- och resultaträkningen för att kunna göra en kontroll av organisationens finansiella kapacitet.

Utifrån en riskanalys och EU-kommissionens krav på fördjupande analyser vid ansökningar med förhöjd risk görs även finansiella analyser på ett urval av organisationer som ansöker om mindre än 60 000 euro. 

Om en organisation har svag finansiell kapacitet kan MUCF besluta om att bevilja ansökan med uppdelad utbetalning eller att bevilja utan någon förfinansiering. Om den finansiella kapaciteten bedöms vara otillräcklig kan ansökan komma att avslås. 

MUCF definierar otillräcklig finansiell kapacitet dels som oförmåga att presentera en korrekt balans- och resultaträkning, dels som otillräckligt resultat utifrån de finansiella analyser vi gör på korrekta balans- och resultaträkningar.

För nystartade organisationer som inte kan presentera någon balans- och resultaträkning eller för informella grupper får det maximalt beviljade beloppet per ansökan inte överstiga 60 000 euro totalt. 

 

Operativ kapacitet

 

En bedömning av en ansökares operativa kapacitet görs utifrån informationen i ansökan, information om organisationens tidigare medverkan i programmen samt information från organisationens hemsida eller sociala medier. 

Utifrån en riskanalys och EU-kommissionens krav på fördjupande analyser vid ansökningar med förhöjd risk görs även fördjupade granskningar på ett urval av organisationer där MUCF begär in ytterligare dokument och information för att kontrollera ansökarens operativa kapacitet.

Om den operativa kapaciteten anses vara otillräcklig ska ansökan avslås. Sökande som inte fyller i den information som begärs i ansökningsblanketten eller underlåter att lämna ytterligare information som begärts av det nationella programkontoret i tid kan avslås. 

För nya organisationer eller informella grupper med unga kan MUCF:s handläggare komma att ringa upp dessa och prata med dem innan bidrag ges. I de fallen, om vi inte får kontakt med organisationen så leder det till avslag eller att erbjudandet förfaller. 

Enligt nya regler för 2025 års ansökningar behöver vi även få in följande dokument från organisationer som söker medel inom ett projekt för mer än 60 000 euro. 

  • En förteckning över relevanta publikationer från deltagande organisationer, och
  • En komplett lista över tidigare och pågående projekt och verksamheter som utförts inom det aktuella politikområdet eller programområdet.