Vägledning budget

Generellt om budgeten

• Kostnader ska vara nödvändiga: Ta bara med kostnader som verkligen behövs för projektets mål och aktiviteter. 
• Ge tydliga underlag: Använd verkliga uppgifter som offerter eller tidigare erfarenheter när du räknar ut kostnader.
• Beskriv beloppen: Skriv i fritextfältet under budgetmallen i e-tjänsten hur du kommit fram till varje kostnad.
• Ospecificerade kostnader godkänns inte: Du måste föra in projektets kostnader under rätt rubriker i budgeten. 

Avrunda till närmsta hundratal när du summerar era kostnader. 

Löner

Behovet av bemanning ska kunna motiveras i förhållande till projektets omfattning. De som avlönas av projektet ska göra direkta insatser i projektet.  

• Löner till närstående: Du behöver MUCF:s godkännande i förväg om någon närstående ska få lön.
• Anställa någon från styrelsen?: Om ni ska anställa någon i er styrelse i projektet måste ni motivera detta. 
• Tjänstgöring: En person får inte ha mer än 100 % anställning totalt i MUCF-finansierade projekt.
• Lönenivåer: Om lönen är lägre än 27 000 kr eller högre än 38 000 kr per månad måste du motivera det i ansökan.

Lönebikostnader: Vi godkänner lönebikostnader upp till 50 % (till exempel pension och sociala avgifter). Om de är högre än så, beskriv varför.

Viktigt: Glöm inte att tala om:

• vilken tjänst det gäller
• hur många månader det gäller
• om det är hel- eller deltid (ange procent om det är deltid)

Administration

Projektspecifika administrationskostnader (om dessa inte täcks av indirekta kostnader) kan vara: 

• mobilabonnemang (endast om det står på organisationen)
• förbrukningsmaterial (till exempel papper och pennor)
• extern hjälp med bokföring

Resor och logi

• Inrikes resor: Bidraget gäller främst resor och boende inom Sverige.
• Miljö och kostnad: Välj billigaste och miljövänligaste färdsätt och använd kollektivtrafik om möjligt.
• Egen bil: Om du kör egen bil kan du få ersättning enligt Skatteverkets schablonbelopp.

Viktigt: Specificera resekostnaderna – skriv hur många resor det gäller, hur många personer som reser, mellan vilka orter och vad det kostar.

Arvoden

Här ska du ange kostnader för personer som inte är anställda i er organisation, till exempel föreläsare, experter eller andra som gör tillfälliga insatser i projektet.

• Beskriv kostnaden: Har du tagit in en offert eller baserar du beloppet på tidigare erfarenheter?
• Maxbelopp: Arvoden till exempelvis styrgrupper får vara max 500 kronor per person och möte.

Tänk på: Budgeten får inte innehålla kostnader för extern utvärdering av projektet.

Glöm inte: att räkna med eventuella arbetsgivaravgifter.

Lokaler 

Om ni använder indirekta kostnader (läs mer om det nedan) ska ni inte ta upp löpande lokalhyra här.

Ni kan söka bidrag för lokaler som behövs för projektets aktiviteter som exempelvis träffar, workshoppar och konferenser. 

• Ange hur många tillfällen det gäller och kostnaden för lokalerna. Tänk på att anpassa lokalen efter behovet, till exempel hur många ni kommer vara eller speciella behov hos deltagarna.

Om ni inte använder indirekta kostnader, eller söker bidraget "Stödja ungas organisering", får ni bara ta upp hyra för den del av lokalen som används för projektet eller hyra av lokal för projektets aktiviteter. 

• Förklara hur ni har räknat ut kostnaden för lokalen, till exempel baserat på antalet anställda.

Viktigt: 

• Bidraget får inte användas för boendekostnader eller privata lokaler, även om ni arbetar hemifrån.
• Kostnader för renovering eller inredning godkänns inte. 

Information

Budgetera för informationsinsatser som till exempel annonser, trycksaker eller filmer.

• Beskriv hur många exemplar du planerar att göra och hur du har räknat ut kostnaden. 
• Resekostnader kopplade till informationsarbete ska anges i budgetposten "Resor och logi".

Revisionskostnader

• Om projektet beviljas mer än fem prisbasbelopp (aktuellt prisbasbelopp hittar du på SCB:s webbsida Konsumentprisindex (KPI)) måste en auktoriserad revisor granska det. 

Vi beviljar max 25 000 kr för detta – överstigande kostnader får ni betala själva.

Övrigt

Övrigt kan vara projektspecifika kostnader som inte passar under de andra budgetposterna. 

• Det kan handla om utgifter för evenemang, material till aktiviteter eller förtäring. 
• Projektet får enbart bekosta restaurangbesök och matinköp om det är en del av en projektaktivitet. För dessa utlägg måste ni ange syfte och antal projektdeltagare när ni sedan redovisar projektet för MUCF. 

Viktigt: Kostnader för oförutsedda händelser godkänns inte.

Indirekta kostnader i projektbidrag

MUCF har beslutat att från och med våren 2025 tillåta vissa indirekta kostnader inom tre av de projektbidrag myndigheten fördelar. 

Indirekta kostnader är dock inte tillåtna i projektbidraget ”Stödja ungas organisering” eftersom förordningen inte tillåter den typen av kostnader där. 

Indirekta kostnader kan beviljas med upp till tio procent av de projektspecifika kostnaderna. Ni behöver inte ange hur mycket ni söker för respektive kostnad, men ni behöver beskriva vilka typer av kostnader ni söker för, exempelvis kontorsmaterial och personalstöd. När ni sedan ska redovisa bidraget ska MUCF dock kunna följa hur det har använts. 

Vad är indirekta kostnader?

Indirekta kostnader är sådana kostnader som inte går att koppla direkt till projektet, men som ändå kan behövas för att projektet ska kunna genomföras. Det kallas ibland för OH-kostnader eller overhead-kostnader. Det är till exempel: löner för ekonomipersonal och ledning, kostnader för lokaler och kontorsmaterial och abonnemang för mobiltelefoner och datorer.

Alla organisationer har inte indirekta kostnader. I så fall skriver ni bara ”0” (noll) på budgetposten indirekta kostnader i e-tjänsten.

Övergripande styrning och ledning 

Övergripande styrning och ledning handlar om kostnader för personal som hjälper till att hålla hela organisationen igång, men som inte jobbar direkt med ett projekt. Det kan till exempel vara:

• chefer och ledning som planerar och styr arbetet 
• personalavdelning 
• ekonomer och administrativ personal 
• IT-support 
• de som jobbar med information, marknadsföring och juridiska frågor 

Personalstöd

Personalstöd handlar om stöd och hjälp som alla anställda i organisationen kan få. Det kan vara:

• Utbildning och träning för deras vanliga jobb (inte utbildning som är kopplad till ett specifikt projekt). 
• Kostnader för att anställa nya personer, som att lägga ut annonser för lediga jobb. 
• Hjälp med sjukvård och hälsa, till exempel friskvårdsbidrag eller aktiviteter som gör att personalen mår bra.

Ordinarie lokalkostnader

Lokalkostnader är kostnader för att använda och ta hand om de lokaler där personalen i projektet arbetar. Det kan vara:

• Hyra för ordinarie lokaler. 
• Kostnader för att sköta lokalerna som städning, vaktmästare och reparationer. 
• El, värme och vatten. 
• Försäkringar för att skydda lokalerna och kontorsutrustningen mot till exempel brand eller stöld.

Kontorsmaterial, administration med mera 

Detta är kostnader som behövs för att projektet ska kunna genomföras, men som inte passar in i andra kategorier. Det kan vara:

• Möbler till arbetsplats eller annan utrustning som inte är direkt kopplade till projektet.
• Datorer inklusive programvaror/system, annan IT-utrustning och mobilabonnemang.
• Kontorsmaterial, porto och kopieringskostnader.
• Avgifter till banken.

Så här fyller du i indirekta kostnader i budgeten i e-tjänsten

Om ni har indirekta kostnader kan ni söka bidrag för att täcka dem med max tio procent av de projektspecifika kostnaderna ni söker från MUCF.

• Exempel: Om ni söker 800 000 kronor för projektspecifika kostnader kan ni söka upp till 80 000 kronor för indirekta kostnader. 
• Om de indirekta kostnaderna är lägre än tio procent, anger ni den faktiska summan.
• Ni kommer inte att kunna lägga in en summa för indirekta kostnader som är mer än tio procent av de projektspecifika kostnaderna i e-tjänsten.

I fritextfältet beskriver ni vilka typer av kostnader bidraget ska användas till. Ni behöver inte specificera hur mycket ni lägger på de olika kostnadstyperna. Däremot måste det ni ska använda pengarna till ingå i någon av underrubrikerna för indirekta kostnader:

• övergripande styrning och ledning 
• personalstöd 
• ordinarie lokalkostnader 
• kontorsmaterial, administration med mera

Dubbelfinansiering är inte tillåten

Ett projekt kan inte beviljas indirekta kostnader för mer än tio procent av de projektspecifika kostnaderna.

Det innebär att ni inte ska ta upp kostnader som ingår i:  ”övergripande styrning och ledning”, ”personalstöd”, ”ordinarie lokalkostnader” eller ”kontorsmaterial, administration med mera” på något annat ställe i budgeten.