Frågor och svar om internationella projekt under pandemin

1. Vi kommer inte kunna genomföra vår aktivitet som planerat, kan vi flytta fram den?
Ja, det går bra så länge aktiviteten fortfarande genomförs inom projekttiden som angivits i ansökan. Var noga med att informera MUCF om vilka de nya aktivitetsdatumen blir. (Se även nästa fråga)

2. Vi hinner inte genomföra vår aktivitet inom projekttiden, kan vi förlänga projektet och hur gör vi i så fall?
Ja, projekttiden kan förlängas. Under rådande omständigheter har EU-kommissionen gett MUCF utrymme att vid behov förlänga projekttider med max 12 månader, med förbehållet att den sammanlagda projekttiden får vara max 36 månader. Det är viktigt att ni tar kontakt med MUCF innan projekttiden är slut, annars kan en förlängning inte genomföras. Om ni behöver förlänga er projekttid måste ett tilläggsavtal tecknas, för mer information kontakta MUCF. Vid ansökningstillfället gäller fortfarande de normala gränserna för hur långa projekt kan vara.

3. Kan vi få ersättning för kostnader som uppkommit i samband med inställda aktiviteter på grund av pandemin, till exempel flygbiljetter?
Ni behöver kontrollera om ni kan få tillbaka pengarna på något annat sätt, till exempel genom försäkring. Om det inte är möjligt kan ni åberopa force majeure och ansöka om att få ersättning för kostnaderna. I första hand ska övriga medel som beviljats inom projektet täcka de extra kostnader som uppkommit i och med force majeure. Tänk på att ni behöver kontakta MUCF så fort en händelse uppstår för att ni ska kunna få rätt vägledning i hur ni ska hantera händelsen. 

I undantagsfall kan projektbudgeten utökas för att täcka dessa kostnader. I ert kontrakt (Grant agreement) framgår vilka regler som gäller för att flytta medel från olika budgetposter inom projektet. För projekt inom Strategiska partnerskap (KA2) har procentsatsen som gäller för att flytta medel mellan olika budgetposter höjts för projekt som berörs av Corona. Kontakta MUCF för mer information om hur ni går tillväga för att göra en ansökan om force majeure och vad detta innebär för just ert projekt.

4. När ska vi lämna in ansökan om force majeure?
Ni behöver kontakta MUCF så fort en händelse uppstår för att ni ska kunna få rätt vägledning i hur ni ska hantera händelsen. Ansökan om force majeure lämnas in först när ni vet alla projektkostnader som kan komma att falla inom ramen för force majeure. Ni lämnar därför in ansökan om force majeure i samband med slutrapporteringen av projektet. Det gör ni genom att klicka i rutan med force majeure i Mobility Tool+ på varje individ som det gäller samt att ni gör tydliga beskrivningar av händelsen i slutrapporten.

5. Måste vi kunna bevisa att vi inte har försäkring som täcker kostnaderna för att avboka biljetter för att kunna ersättas enligt force majeure?
Ja, ni ska kunna visa att ni inte har kunnat få ersättning för utläggen på något annat sätt, till exempel genom avbokning eller försäkring. Ni ska också visa upp underlag för det som ni vill ska täckas av force majeure-klausulen.

6. Bör vi försöka få våra volontärer att resa tillbaka till sina hemländer?
Pandemin finns över hela Europa, det är därför svårt att ge något generellt svar om vad som är bäst att göra. Men så som situationen ser ut just nu är det inte säkert att den bästa lösningen för volontärerna är att de återvänder till sina hemländer. Viktigt är att ni som sändande eller mottagande organisation har en dialog med era volontärer och partnerorganisationer för att komma fram till vilken lösning som passar era volontärer, er organisation och ert projekt bäst. För projekt där medlen har beviljats av ett annat nationellt kontor än MUCF kan det vara bra att kontakta dem också. Ha i åtanke att volontärer kan känna stor oro i och med den nuvarande situationen, särskilt med tanke på att de befinner sig i ett främmande land och inte har lika lätt att ta till sig information från landets myndigheter. Arbeta aktivt med dialog och att få volontärerna att känna sig trygga och omhändertagna. 

7. Vi har valt en volontär som kommer från ett land utanför EU. Hen har inte beviljats inresa till Sverige på grund av de restriktioner som gäller under pandemin. Kan MUCF göra något för att hen ska kunna resa hit? 
MUCF har blivit instruerade av EU-kommissionen att informera om att volontärers rätt till inresa till EU kan härledas till Direktivet 2016/801 för studenter och forskare, förutsatt att kraven i artikel 7 och 14 är uppfyllda. I rekommendationerna för inresor i samband med pandemin konstateras att de som undantas är de personer som härleder sin uppehållsrätt från EU Direktiv, som ju då volontärer skulle göra. Det är dock alltid upp till ambassader, myndigheter och gränspoliser att fatta det slutgiltiga beslutet om vilka som tillåts resa in i EU. MUCF kan tyvärr aldrig garantera att en volontär tillåts resa in i landet.

8. Kan volontärerna börja sin tjänstgöring på distans och sen resa till Sverige senare när det är möjligt igen?
Ja, om det är möjligt för er att hitta arbetsuppgifter för volontären som kan utföras på distans och om en del av tjänstgöringen fortfarande genomförs på plats så kan det godkännas. Ni kan också välja att skjuta upp starten på aktiviteten så att volontären kan börja senare. Se fråga 1 och 2 för information om hur ni går till väga för att flytta era aktiviteter. Ni kan också välja att ställa in projektet helt och avsluta det i förtid. Kontakta MUCF för mer information och rådgivning. 

9. En av våra volontärer kommer inte kunna resa tillbaka till sitt hemland efter avslutad volontärtjänstgöring med anledning av reserestriktionerna som har införts runt om i Europa. Vad ska vi göra? 
I första hand rekommenderas att ni tar kontakt med er partnerorganisation för att se om de kan hjälpa till att hitta någon lösning. Ni bör också kontakta volontärens ambassad i det land som volontären befinner sig i, kanske har de tillfälliga lösningar för att hjälpa sina medborgare att återvända till sina hemländer. Om ni har uttömt alla dessa möjligheter, så kan MUCF i vissa fall godkänna en förlängning av volontärtjänstgöringen. Kontakta MUCF för rådgivning om hur situationen bäst kan lösas för era volontärer.

10. Vi kan inte genomföra vår mobilitet inom Erasmus+/Europeiska solidaritetskåren som planerat. Kan vi genomföra mobiliteten digitalt istället?
Inom Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren finns det möjlighet att genomföra mobiliteter digitalt om det inte är möjligt att genomföra dem fysiskt på grund av omständigheter som orsakats av pandemin. Kontakta MUCF för mer information och rådgivning Eftersom fysiska mobiliteter är en primär del av programmet rekommenderar MUCF att organisation i första hand planerar för fysiska mobiliteter eller en kombination av digitala och fysiska mobiliteter. Om mobiliteterna genomförs helt digitalt kommer budgeten att minskas. Projekt inom Key Action 1 (Utbyten och kompetensutveckling) och Key Action 3 (Ungdomsdialog) erhåller 35 procent av det beviljade "organisational support" och inga resekostnader. Projekt inom Key Action 2 (Strategiska partnerskap) erhåller 15 procent för sina "Multiplier events" och ”Learning, teaching and traning activities”. Inom Key Action 2 finns det också utökade möjligheter att flytta medel mellan de olika budgetposterna. För volontärprojekt inom Europeiska solidaritetskåren gäller att organisationen erhåller 35 procent av ”organisational support-activity costs” och volontären erhåller fickpengar som vanligt. I de fall där det är tillämpbart så erhåller de också ”inclusion support. Om ingen fysisk mobilitet genomförs erhålls inga resebidrag. De organisationer som har pågående projekt har fått ett tillägg till sitt avtal där den här information framgår skickade till sig under sommaren 2020. Alla projekt som beviljats under ansökningsrunda 2 och 3 2020 har också fått denna information i ett tillägg till sitt avtal.