Slutrapportering projekt 2014-2020

Tillgång till Mobility Tool+

När ert projekt blivit godkänt och ni har undertecknat och skickat in avtalet till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF, gör vi ert projekt tillgängligt i Mobility Tool+. Projektets kontaktperson får då ett e-postmeddelande om detta.

Det är endast kontaktpersonen samt den som är juridiskt ansvarig för projektet som kan logga in i Mobility Tool+ första gången.

Logga in i Mobility Tool+

För att kunna logga in måste din e-postadress vara kopplad till ett användarkonto, EU-login, vilket du enkelt kan skapa om du inte har det. Om du är den person som också registrerade er organisations OID (tidigare PIC) har du redan ett EU-login och kan använda det för att logga in. 

Logga in i Mobility Tool+ eller skapa ett EU-login

Första gången du är på den här webbsidan ska du välja ”External”. När du har loggat in första gången kan du själv ge flera personer tillgång till projektets konto i Mobility Tool+, ifall det till exempel är någon annan som ska hjälpa till att rapportera.

Registrera information i Mobility Tool+

I Mobility Tool+ har en del data från er ansökan lagts in automatiskt, men andra uppgifter måste ni skriva in manuellt. På fliken ”Mobilities” fyller ni i all information som har med deltagarna att göra. Där ska ni registrera samtliga deltagare i projektet som ni begär bidrag för. Det innebär att ni ska registrera både deltagare, ledare, eventuella experter och medföljande personer.

Ni kan registrera deltagarna antingen genom att ni fyller i deltagarnas uppgifter en i taget, eller genom att använda en Excelfil (csv-fil) som ni sedan importerar alla deltagare ifrån på en gång. Om projektet har mer än 15 deltagare är det mycket tidsbesparande att använda importfunktionen. Följ instruktionerna i manualen för att göra detta.

Manual för Mobility Tool+ (på engelska)

Tänk på att ange ett och samma aktivitetsnummer (Activity No.) för alla deltagare inom en aktivitet. Har ni bara genomfört en aktivitet så ska alla deltagare ha aktivitetsnummer A1. Har ni gjort till exempel ytterligare ett ungdomsutbyte inom projektet så ska dessa deltagare ha aktivitetsnummer A2 och så vidare.

När ni har fyllt i all fakta under fliken ”Mobilities” är beloppet på det bidrag ni har rätt att få uträknat på fliken ”Budget”. Om det inte verkar stämma med vad ni förväntar er, gå tillbaka till fliken ”Mobilities” och gör eventuella korrigeringar där.

Skapa ett formulär för slutrapporten

När ni har registrerat alla deltagare och projektet är slut, är det dags att skapa själva formuläret för den beskrivande delen av slutrapporten. På fliken ”Reports” klickar ni på knappen ”Generate Beneficiary Report” vilket skapar ett online-formulär där ni ska besvara ett antal frågor om hur ni har genomfört projektet. Det går bra att spara ett utkast och fortsätta senare. Ni måste fylla i alla obligatoriska textrutor innan ni kan skicka in slutrapporten.

Under rubriken ”Annexes” ska ni bifoga följande filer:

• Signerad deltagarlista med namn, födelsedatum och e-postadress.  

• Aktivitetsschema för varje aktivitet. 
• Eventuella inskannade kvitton eller intyg för kostnader under budgetposterna som inte baseras på schablonbelopp (såsom ”Exceptional Costs” och ”Complementary Activities”).

När det är klart, tryck på knappen ”Start Submission Process”. Här behöver ni ladda ner dokumentet “Declaration on Honour” som ni ska fylla i, signera och bifoga.

Tryck därefter på ”Next step”. Fortsätt trycka på ”Next step” eller ”Accept” tills ni kommer till rutan med knappen ”Submit Beneficiary Report”. När ni trycker på den skickas slutrapporten in till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Ingenting ska skickas per post.

Spara vissa kvitton

Till slutrapporten ska ni bara bifoga inskannade kvitton för kostnader inom budgetposter som inte baseras på schablonbelopp, som ni har fått bidrag för (såsom ”Exceptional Costs” och ”Complementary Activities”). De budgetposter som baseras på schablonbelopp behöver ni inte styrka med kvitton i slutrapporten (men ni måste spara underlagen för en eventuell framtida stickprovskontroll eller revision).

Manual
I nuläget finns endast en manual på engelska till Mobility Tool+.

Manual för Mobility Tool+ (på engelska)

Det finns även en utförlig manual på engelska på EU-kommissionens sida.

Mobility Tool Guide for Beneficiaries

Om ni har frågor om slutrapporteringen kan ni skicka dem till erasmusplus@mucf.se eller esc@mucf.se.